Contact

Ontvang onze digitale nieuwsbrief

En blijf automatisch op de hoogte van al het nieuws in marketingland.

Menu
Contact

Bespaar een uur per dag: slimme verkopers werken met Sales Automation

Xander Graaf
6 februari 2020

Als mede-eigenaar van verschillende bedrijven ben ik regelmatig bezig met het aanbieden van onze diensten en producten. Daardoor heb ik aan den lijve ondervonden hoeveel tijd het kan kosten om door alle hoepels te springen die je tegenkomt in het verkoopproces. Denk aan mailtjes, telefoontjes, afspraken, bevestigingen, datums prikken, offertes maken, et cetera. En elk van deze hoepels kom je structureel tegen bij alle verkooptrajecten.

Het heeft mij - als fervent automatiseerder van marketingprocessen - lange tijd dwarsgezeten dat slechts een klein deel van de verkoopprocessen bij XYMS was geautomatiseerd. Al die repetitieve handelingen kosten iedere keer weer tijd. Dat hoeft toch niet nodig te zijn? Toch hoor ik slechts weinig verkopers over het gebruik van Sales Automation, terwijl dit er juist voor kan zorgen dat je precies het zojuist genoemde probleem oplost door je taken te automatiseren en daarmee tijd te besparen. In dit artikel neem ik je mee door de wondere wereld van geautomatiseerde verkoopprocessen, en reken ik voor je uit hoeveel tijd je zou kunnen besparen.

Het standaard verkoopproces

Iedere (potentiële) klant is anders, maar gek genoeg lijken verkoopprocessen vaak enorm op elkaar. Zoveel zelfs, dat organisaties er door het standaardiseren van het verkoopproces voor kunnen zorgen dat het efficiënter wordt en het slagingspercentage stijgt. Een eenvoudig verkoopproces kan er bijvoorbeeld als volgt uitzien: de verkoper identificeert een verkoopkans, stuurt een mail naar een prospect, bij interesse volgt er een telefonische afspraak waarbij een afspraak op locatie wordt ingepland. Na de meeting wordt een voorstel gedaan en een offerte opgesteld. Deze wordt geaccepteerd of afgewezen.

Sales Automation richt zich erop om de tijd te reduceren die de verkoopmedewerker besteedt aan dit proces. Daarnaast wordt de slagingskans van iedere stap geoptimaliseerd. Kijk bijvoorbeeld eerst eens naar de stap waarbij een e-mail aan de prospect wordt verzonden. Elke dag worden er enkele tientallen van deze mails verzonden aan prospects. Voor elk van deze verzonden e-mails gelden drie scenario’s: de mail wordt niet gelezen, de mail wordt wel gelezen maar niet beantwoord of wel gelezen én beantwoord. De verkoopmedewerker moet van elk van deze mails een notitie maken en - bijvoorbeeld een week later - een reminder of antwoord sturen. Dat kost veel tijd en het is geen prettige werkvorm. Daarnaast leren de verkoopmedewerkers niet van elkaar wat goed werkt in zo’n e-mail en wat juist niet.

Sales Automation, wat is dat?

Een slimme automatisering helpt de verkoper veel tijd te besparen. Dit slimme systeem kan namelijk zelf een aantal zaken nakijken, en waar nodig voor de verkoopmedewerker afhandelen!

Zo checkt het systeem of de e-mail gelezen is en of er een reactie is geweest. Dit geeft grofweg een drietal vervolgmogelijkheden:

Is de mail reeds beantwoord, dan zal het systeem in de meeste gevallen niets doen. Het is nu aan de verkoopmedewerker om een persoonlijk antwoord te geven. Wel kan het systeem helpen bij het zetten van de volgende stap. Denk aan een antwoord op basis van best-practice, een datumplanner of een offerte-generator.

Is de mail niet geopend, dan kan het systeem na een paar dagen automatisch een opvolging sturen namens de verkoopmedewerker. In deze mail wordt dan bijvoorbeeld gevraagd of de contactpersoon het bericht goed heeft ontvangen en om een reactie vragen.

Is de mail wel geopend, dan kan het systeem een aangepaste mail sturen waarin wordt gevraagd of de ontvanger wil reageren en eventueel of diegene een reactietermijn zou willen doorgeven, mocht het niet lukken om op korte termijn inhoudelijk te reageren.

Natuurlijk kunnen bovenstaande acties ook achtereen plaatsvinden. Aan het eind van ieder pad dat door het systeem wordt uitgestippeld, krijgt de verantwoordelijke verkoopmedewerker een seintje om het proces weer op te pakken. Daarnaast worden alle mailtjes standaard gedesigned en geoptimaliseerd voor een zo hoog mogelijke kans op conversie.

sales-verkoop-agenda-buitendienst

Hoeveel tijd win je eigenlijk met Sales Automation?

Voor de snelle rekenaars onder ons is het inmiddels duidelijk dat het bovenstaande proces veel taken uit handen van de verkoopmedewerker neemt. Deze hoeft namelijk niet meer in kaart te brengen hoe er op zijn verzonden e-mails gereageerd is, opvolging te typen voor de niet beantwoorde e-mails, rekening te houden met het feit dat deze dan weer niet wordt beantwoord, enzovoort. Per mailwisseling kan dit - bij wijze van educated guess - 10 minuten schelen. Wij vroegen het aan een aantal verkoopmedewerkers en de reacties liepen uiteen van 5 tot 15 minuten besparing. Per verzonden e-mail!

Eerder in deze blog sprak ik van tientallen e-mails die door verkoopmedewerkers worden verzonden. Deze hoeven natuurlijk niet allemaal te worden beantwoord, en dus niet allemaal door een sales-automatiseringssysteem te worden beheerd. Maar als je wekelijks tien mails verstuurt die wel in deze categorie vallen, bespaar je toch al snel ten minste 100 minuten per week. Dat zijn 5200 minuten (86 uren!) per jaar. Meer dan twee werkweken dus. Om nog maar te zwijgen over het feit dat er tijdens die tijd zinnige activiteiten kunnen plaatsvinden, zoals het nabellen van leads of een extra afspraak. Bovendien zullen je verkoopmedewerkers dankbaar zijn voor het feit dat er een einde komt aan dit inefficiënte proces.

Bestaat Sales Automation dan alleen maar uit e-mailautomatisering?

Natuurlijk niet. Er zijn vele handelingen die de verkoopmedewerker dagelijks uitvoert die zeeën van tijd kosten en die echt niet noodzakelijk zijn. Denk bijvoorbeeld aan het inplannen van meetings. Zou het niet handig zijn als je daarvoor meteen een moment in de ander zijn agenda kon prikken? Je voelt hem natuurlijk al aankomen: dat kan gewoon met Sales Automation. En als het inplannen van een meeting een paar minuten per telefoon kost, of er een aantal e-mails overheen gaan, en je 10 meetings per week hebt? Dan bespaar je ook hier weer een fors aantal uren per jaar. Met andere woorden: een slimme verkoper bespaart met Sales Automation al snel een uur per dag, en dat elke dag!

Overweeg jij ook om te gaan besparen op alle nodeloze tijd en energie die door jou of jouw salesteam wordt ‘verspild’?

Dan is het misschien wel verstandig om eens een gesprek met mij in te plannen. Dat kan trouwens volledig automatisch, en kost je niets. Dan kan ik met je meedenken over wat je kunt gaan doen met al die vrije tijd en mensen die niets meer te doen hebben. Je kunt natuurlijk ook (ouderwets) een mailtje sturen naar Xander@XYMS.nl. Maar dan bestaat de kans dat je een automatisch antwoord van mijn salessysteem krijgt ;)

Wil jij een uur per dag gaan besparen?

Boek dan een afspraak voor een vrijblijvende call met Xander om door je verkoopprocessen heen te lopen.

Plan een gratis call van 15 minuten

Abonneer op toekomstige artikelen